Werken vanuit huis? Dit zijn 6 tips voor betere video meetings

In het leven van een werkende moeder of vader is flexibiliteit de sleutel. En in het leven van een soms werkende moeder of vader, is technologie de reden dat ik flexibel kan zijn. Soms wordt mijn kind ziek, of heb ik een loodgieter nodig om het toilet te laten repareren. Ik heb het geluk dat ik een baan heb waarmee ik op afstand kan werken, in een tijd waarin videoconferencing een acceptabele manier is om op schema te blijven met de vergaderingen van de dag.

Maar videoconferencing is niet altijd gemakkelijk. De kinderen klimmen op je, de hond blaft, er zijn achtergrondgeluiden…enfin, waarschijnlijk heel herkenbaar. Ik heb een paar gênante momenten gehad en veel fouten gemaakt, maar ik heb onderweg een paar dingen geleerd. Hier zijn mijn tips voor succesvolle videoconferenties vanuit huis.

Tip 1: Kies de juiste omgeving
Wanneer ik wil praten over een complex onderwerp of over ideeën voor een brainstorm, zijn videogesprekken efficiënter dan chatten of e-mailen. Ze helpen me ook om teamgenoten in verschillende tijdzones te leren kennen. Maar als je in gesprek bent, denk dan eens na over wat er om je heen is, zoals de achtergrond (kies een gewone muur en vermijd ramen die te veel achtergrondverlichting geven), en als je een laptop hebt, zet hem dan ergens stevig neer. Ik heb eens een heel videogesprek gevoerd met mijn laptop op mijn schoot en aan het eind vertelde de andere deelnemer me dat het subtiele wiebelen van het scherm erg afleidend was.

Tip 2: Nodig iedereen uit, wanneer je maar wilt.
Videoconferencing hoeft niet gepland te worden; als je midden in een te lang e-mailgesprek zit, kun je direct een vergadering opzetten en mensen binnen of buiten jouw organisatie uitnodigen om mee te doen. Veel video conferencing software zoals Hangouts Meet, maakt automatisch internationale inbelcodes aan, zodat mensen overal vandaan kunnen bellen, en je kunt mensen uitnodigen via een Agenda-evenement, per e-mail of per telefoon.

Tip 3: Hoor je het niet? Zet ondertitels aan
Als je je op een luide plaats bevindt en geen super-fancy hoofdtelefoon hebt, kun je in Hangouts Meet de functie Meet’s live caption gebruiken om ondertitels in real time weer te geven (net zoals op TV).

Tip 4: Presenteren? Deel alleen wat je wilt delen
Hou je niet van dat moment waarop je je scherm deelt en dan, ineens, iedereen die aan de lijn is, je e-mail leest? Om er zeker van te zijn dat je alleen deelt wat je bedoelt te delen, presenteer dan één venster (in plaats van je hele scherm).

Tip 5: Wil je meer zien van iedere deelnemer? Wijzig de schermindeling
Een van mijn favoriete functies in Hangouts Meet is het veranderen van de lay-out van het videogesprek. Als iemand dia’s laat zien, maar er is een levendige discussie gaande op kantoor, dan kun je de lay-out veranderen om je te concentreren op de mensen op kantoor, in plaats van op de presentatie. Dit kan ook met Zoom en Teams.

Tip 6: Wees echt, wees jezelf.
Iedereen heeft een leven buiten het werk. Afhankelijk van de cultuur van jouw werkplek kan het OK zijn (zelfs goed) om een beetje van het “echte” leven om je heen te laten zien, zoals je kind naar de camera laten zwaaien of je lunch opeten als je de hele dag non-stop hebt gebeld. Het tonen van een klein beetje van je leven kan diepere verbindingen met collega’s bevorderen en zelfs empathie creëren voor wat je ook buiten je werk doet.

 

Bron: https://blog.google/products/g-suite/6-tips-for-better-video-calls-when-working-from-home/

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *